Caracterizando el Entorno de las Organizaciones

Qué es el entorno de una organización? Esta pregunta nos servirá para ir comprendiendo cuestiones centrales de por qué actualmente todo es tan imprevisto, tan incierto.

Cualquier Organización (empresa, colegio, ONG, clínica, etc.) se desenvuelve alcanzando sus objetivos, cumpliendo con su misión, pero lo hace vinculada a todas las organizaciones, personas, fauna, flora, geografía, clima y tantos elementos más del ambiente en el que está inmersa. Esos elementos del ambiente cambian sus parámetros actualmente, con una velocidad asombrosa.

En el pasado no sucedía así; recuerdo que mi padre, que a la fecha (noviembre del 2010) tendría 98 años, siendo yo niño, me contaba que cuando él era joven un sifón de soda costaba cinco centavos y eso se mantuvo durante veinte años por lo menos. Este es un ejemplo de la estabilidad de precios que existía, por tomar una variable del ambiente o entorno, que se mantenía estable en la época referida.

El motor de automóviles desarrollado industrialmente alrededor del comienzo del siglo XX (específicamente a partir de 1885) sigue siendo el mismo que existe hoy; se ha mejorado, pero no hubo un cambio fundamental. Se trata de una pobre concepción, de mal rendimiento, con múltiples vibraciones, contaminante, que requiere un perfecto funcionamiento de todas sus piezas para que funcione, etc. Todas son críticas. Resulta inexplicable, pero la mecánica de la industria automotriz ha tenido estabilidad, a diferencia de la industria electrónica. Sin embargo en nuestros días ha comenzado a fabricarse el automóvil híbrido (una combinación de un motor a explosión y uno eléctrico) Esta industria, la automotriz, que durante un siglo no modificó la esencia tecnológica del elemento de transporte más desarrollado, hoy ha comenzado a hacerlo.

Cuando yo estudiaba mi profesión, en la facultad teníamos una computadora que utilizaba dos habitaciones con una superficie de unos 50 metros cuadrados cada una. Tenía una memoria RAM de 8KB. Si, leíste bien: ocho kilobytes y era la década del 70. Hoy contamos con una computadora de 2 GB (2,000,000 KB), o sea 250 veces más de capacidad de memoria RAM y ocupa una superficie de 1 metro cuadrado exageradamente, es decir 100 veces menos. Ese enorme aumento de capacidad y gran disminución de superficie o espacio que ocupan, se produjo en 40 años.

En el siglo XVIII, la familia que vivía en las casas señoriales o en los ranchos de la pampa, solía tener 10 o 20 integrantes: los esposos, los hermanos de los cónyuges, los padres, los hijos, tal vez algún cuñado, etc. Todos eran necesarios para trabajar la tierra y criar el ganado. Pero la organización familiar de la segunda mitad del siglo XX consistió en 4 ó 5 miembros: los cónyuges y sus hijos. Es que la revolución industrial generó la familia nuclear[1]; era necesario ubicar a los trabajadores cerca de las fábricas en lugares pequeños, creciendo las ciudades, es decir produciendo la concentración urbana, que era el requerimiento de la fábrica, base productiva del industrialismo. Y concentraba a los trabajadores para que la fábrica tuviese disponible la mano de obra necesaria.

Si en 1950 me hubiesen desafiado a hacer un dibujo acerca de cómo imaginaba una de esas ciudades, seguramente hubiese colocado numerosas y grandes autopistas, a distintos niveles, cruzando totalmente a las ciudades, varios aeropuertos y aeródromos, en las azoteas de casi todos los edificios, los correspondientes helipuertos, veloces trenes cruzando la ciudad. Y sin embargo nada de eso veo en los paisajes urbanos de hoy. ¿Había algún error en mi dibujo?

Es decir que el nuevo siglo comienza a mostrar los síntomas de un cambio vertiginoso: La industria automotriz cambia en este siglo, la estabilidad de precios desaparece, las crisis económicas arrastran a los países centrales, dando oportunidades a los emergentes, las commodities adquieren un protagonismo no imaginado; grandes instituciones financieras quiebran; la industria electrónica adquiere un desarrollo vertiginoso e inimaginable; la organización social de la familia cambia; el ordenamiento territorial de la infraestructura urbana se aleja de la idea previsible porque el desarrollo de las TICs hace que, contrario a lo imaginable a mediados del siglo XX, en lugar de mover las personas, lo que se mueve es la información[2]; la ecología adquiere un papel preponderante; los conflictos armados se localizan o regionalizan; aparece la guerra urbana. Nada es igual en el siglo XXI al siglo XX o XIX. La esencia de la diferencia consiste en que en el siglo que vivimos todo cambia, a una velocidad vertiginosa y en una dirección no previsible. Prever el futuro ya no es posible con metodologías analíticas o de proyección o extrapolación. No podemos nunca más imaginar el futuro, extendiendo la configuración del pasado. Tales son las características del ambiente, del entorno en el que se desenvuelven hoy nuestras organizaciones. La característica es la incertidumbre.

Pero como dijimos al comienzo, las organizaciones se vinculan con el ambiente y esa vinculación debe ser armónica u homeostática[3]. Esto significa, por ejemplo que si vivo en un lugar con clima desértico, es armónico con el entorno, que mi organización fabrique sombrillas para proteger a las damas del sol. Pero si violentamente el clima variase, como consecuencia del ataque que hemos hecho a nuestro planeta, y se transformase en un clima húmedo, mi fábrica de sombrillas pronto entraría en bancarrota. Es decir que no tendría mi fábrica una vinculación homeostática, armónica con el entorno. Más bien necesitaría ahora, tener una fábrica de paraguas.

 organizaciones que deben estar homeostáticamente acopladas con el entorno serán tan inciertas como lo es el entorno en que se insertan. Hemos dado una descripción intuitiva del entorno. Si quisiéramos precisar un poco más podríamos decir que es un sistema, porque todas las variables que caracterizan o configuran ese entorno, se influyen entre si. Ahora bien ¿Cómo es ese sistema? Caótico[4]. ¿Qué significa esto? ¿Descontrolado? ¿Sin configuración? ¿Sin poder representarlo por variables y parámetros? No es caótico en términos de desorden, pero si lo es en términos de la teoría del caos:[5]

El mundo actual esta rodeado de un sistema caótico. La teoría del caos, la mecánica cuántica y la teoría de la relatividad son conceptos teóricos, provenientes de la física, que están ayudando a comprenderlo.

Ahora sabemos que no existe ninguna verdad absoluta, ninguna teoría completa, unificada, que nos permita predecir las cosas que vienen, el futuro  en la vida cotidiana. Los fenómenos naturales tienen una gran cantidad de accidentes, en último término, cuánticos. Existen multitud de factores que influyen en aquéllos y que son debidos al azar. Esto es lo que percibimos de la evolución biológica. El mundo es parcialmente ordenado pero también parcialmente desordenado., En parte regular y en parte caótico y aleatorio. Se trata de comprender ambos aspectos. Ni la evolución biológica ni la cultural son previsibles. No todo lo que ocurre en el mundo es reducible a principios. La aplicación del Método Científico, en este caso, tambalea. La ciencia ya no puede otorgarnos la previsibilidad de antaño.

El mundo económico también está rodeado del sistema caótico y por ello no es posible predecir su comportamiento. Sin embargo preste atención a las expresiones de los economistas, todavía se puede comprobar como, en algunos casos, se sigue viendo a la economía como algo sujeto a sistemas mecanicistas propios del siglo XVII. Estos son los hijos de Newton, Descartes o Adam Smith. Es como si todo lo relacionado con el mundo económico ignorara las tres grandes innovaciones de este siglo: la teoría de la relatividad, la mecánica cuántica o la teoría del caos.

Esto no significa que las organizaciones no puedan ser dirigidas. Deben analizarse estrategias, acciones, oportunidades, amenazas. El estado caótico produce una gran confusión en los directivos. Pero los problemas planteados por esta gran confusión no admiten el análisis tradicional. Resulta imposible saber el camino que nos lleve a los aciertos frente a la incertidumbre ¿Cómo decidimos el camino a seguir cuando no sabemos los negocios que existirán dentro de 15 ó 20 años? ¿Con quien conviene asociarnos? ¿Con una Química o con un fabricante de chips?

Para hacer más lúgubre la descripción, la teoría del caos indica que el caos consiste en la existencia de sistemas no lineales y, en consecuencia, muy sensibles a las condiciones iniciales y entonces pequeñas modificaciones pueden generar grandes cambios en los resultados finales. La teoría del caos suele ser conocida desde el llamado “efecto mariposa”: Una mínima variación, por ejemplo el aleteo de una mariposa, se va ampliando a lo largo del tiempo y puede modificar sustancialmente el panorama y producir un huracán a miles de kilómetros.

Cuando queremos saber cual será la tasa de inflación, la tasa de cambio, el resultado del lanzamiento del nuevo producto, la productividad de la sucursal lejana cambiando la maquinaria, etc., resulta más probable equivocarnos que acertar.

El método tradicional de evaluar la incertidumbre del futuro ha sido el pronóstico, que consiste en intentar decir el valor futuro de determinadas variables inciertas y después tomar decisiones en base a las condiciones del futuro que se consideran más probables. Este procedimiento resultó satisfactorio mientras el entorno de las organizaciones era estable, como ocurrió durante la década de los años 50 y 60, pero empezó a fallar en los 70 y definitivamente en los 80. Es decir, en los modelos actuales, lo que antes eran considerados parámetros (o sea, valores constantes) ahora son introducidos como variables.

En el medio de semejante confusión, cualquier herramienta que nos ayude a tomar decisiones lo más acertadas posibles, será de gran ayuda. La Planificación Escenarios lo es. Es decir que la Planificación Escenarios sirve para los entornos caóticos y turbulentos.

La imposibilidad de conocer con precisión cómo será el futuro genera la metodología de Planificación Escenarios, puesto que cuando no conozco como será el futuro, una buena estrategia sería la estrategia que funcione bien a través de diferentes futuros posibles. Para encontrarla, deberán crearse varios escenarios diferentes, de tal modo que cada uno de ellos diverjan entre sí. Esos escenarios son relatos especialmente construidos sobre el futuro (a los que podemos llamar configuración), de modo que cada uno de ellos modele un futuro distinto y posible (no probable sino posible), en los cuales tendremos que vivir y trabajar en el futuro. La estrategia que funcione adecuadamente en esos diversos escenarios será una acción adecuada para enfrentar dicho futuro.

Finalmente, cerramos este artículo, colocando una definición muy simple de escenarios. Si esta idea queda como saldo, habremos logrado el objetivo:

Escenarios son posibles situaciones futuras

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[1] La familia nuclear, en el decir de Alvin Tofler en su libro: La tercera ola

[2] Probablemente este era el error de mi dibujo.

[3] Homeostasis: En biología conjunto de fenómenos de autorregulación, que conducen al mantenimiento de la constancia en la composición y propiedades del medio interno de un organismo.

También: Autorregulación de la constancia de las propiedades de otros sistemas influidos por agentes exteriores.

[4] Definición de caos del diccionario de la RAE: Comportamiento aparentemente errático e impredecible de algunos sistemas dinámicos, aunque su formulación matemática sea en principio determinista.

[5] Teoría del caos es la denominación popular de la rama de la matemática, la física y otras ciencias que trata ciertos tipos de sistemas dinámicos muy sensibles a las variaciones en las condiciones iniciales. Pequeñas variaciones en dichas condiciones iniciales, pueden implicar grandes diferencias en el comportamiento futuro; complicando la predicción a largo plazo. Esto sucede aunque estos sistemas son deterministas, es decir; su comportamiento está completamente determinado por sus condiciones iniciales.